Comment bien débuter ?

Assurez vous au préalable que vous disposez des prérequis nécessaires à l’utilisation d’unyc meeting :

  • L’option « unyc meeting » est activée sur votre licence utilisateur
  • Le softphone « unyc app » est installé sur votre ordinateur, mobile ou tablette.

Créer une réunion

  • Allez dans le menu « Réunions »
  • Cliquez sur « Créer une réunion »,

Mettre en place un mot de passe et activer une salle d’attente

  • Allez dans le menu « Outils »
  • Puis cliquez sur « Options »

Une pop-up apparaît:

  • Cliquez sur l’icône « Réunions »
  • Puis cliquez sur « Paramètres avancées » tout en bas

Une page internet s’ouvre sur votre navigateur, vous êtes maintenant dans les paramètres avancées de l’application.

Activez un mot de passe

Vous pouvez exiger un mot de passe pour les réunions personnelles si les participants peuvent accéder à la réunion avant l’arrivée de l’animateur.

Vous pouvez également générer et demander un mot de passe pour les participants se joignant par téléphone.

Activez la salle d’attente

Les participants ne peuvent se joindre à une réunion qu’après qu’un animateur les ait admis de manière individuelle depuis la salle d’attente.

Inviter des participants internes à votre société

Sélectionnez les participants parmi vos contacts.

Vous pouvez dérouler la liste des contacts et trouver la bonne personne, ou taper son nom ou son prénom puis la sélectionner.
Lorsque vous les aurez tous choisis, cliquez sur « Inviter et commencer la réunion », puis « commencer maintenant », et la réunion visio est lancée.

Inviter des participants externes à votre société

Vous pouvez également inviter des participants externes à votre entreprise ou des personnes qui n’utilisent pas du tout la solution unyc meeting !

Mode d’emploi :

  • Cliquez sur « Inviter Autres »
  • Choisissez « Envoyer Email d’Invitation »

unyc meeting génère un e-mail indiquant les modalités de connexion, à partir de votre logiciel de mail par défaut.

Planifier une réunion

Vous pouvez également planifier une visio en cliquant sur « Programmer une réunion ».

Spécifiez le sujet et les horaires de la réunion visio, précisez les options vidéo et audio, et indiquez le logiciel de calendrier que vous utilisez.

Cliquez sur « Programmer » et vous serez redirigé vers l’interface de votre calendrier pour y inviter les participants. Les modalités de connexion à votre réunion sont pré remplies dans le pavé de description de l’invitation. Faites comme d’habitude pour y ajouter vos participants.

Rejoindre une réunion en cours

Si vos participants sont équipés eux-aussi d’unyc meeting, ils peuvent rejoindre votre réunion soit en se faisant inviter soit en saisissant l’identifiant de la réunion.

Trouver l’identifiant d’une réunion

L’identifiant d’une réunion est composé de 10 digits. Pour le retrouver :

  • Consultez le mail d’invitation
  • Pendant la réunion, cliquez sur « Inviter » puis « Inviter autres », et « Copier Lien de Réunion », l’identifiant se retrouve dans les 10 derniers digits de l’url
  • Encore plus simple, pendant la réunion, positionnez votre souris sur la fenêtre d’unyc meeting. L’identifiant s’affiche alors en haut de la fenêtre

Rejoindre la réunion

  • Cliquez sur « Participer à une réunion »
  • Saisissez les 10 digits sans tiret de l’identifiant 
  • Et cliquez sur « Participer »

Animer une réunion

Maintenant que vous savez comment organiser une réunion avec unyc meeting, expérimentez l’animation de votre réunion en ligne.

Lorsque votre réunion est lancée, vous trouverez tous les boutons de contrôle en bas de l’écran.

1 . Le bouton « micro » vous permet de choisir l’équipement à utiliser pour l’entrée et la sortie du son. Mettez en muet ou activez le son en cliquant simplement sur le bouton.

2 . Le bouton « caméra » vous permet de choisir la source de votre vidéo. Démarrez ou arrêtez votre caméra à tout moment de la réunion, en cliquant dessus.

3 . Le bouton « Inviter » vous permet d’ajouter de nouveaux participants ou de nouvelles ressources de salles, dans votre réunion en ligne.

4 . En cliquant sur le bouton « Participants », vous faites apparaître un onglet, à droite de votre écran. Vous pouvez y gérer les participants de votre réunion. Par exemple, couper le micro, abaisser une main après avoir répondu à une question, exclure un participant de la réunion. Vous pouvez aussi nommer un nouvel animateur, ce qui vous permettra de quitter la visio sans l’interrompre.

5 . Le bouton « Partager » vous donne plusieurs possibilités de partage :

  • L’intégralité de votre écran ou seulement l’une des fenêtres ouvertes, voire seulement une portion de votre écran
  • Un tableau blanc pour que tous les participants puissent y écrire et dessiner, lors d’un brainstorming
  • L’écran de votre iPhone connecté en câble ou en airPlay
  • Ou encore le contenu d’une 2ème caméra

6 . En cliquant sur le bouton « Converser », vous pouvez discuter en mode chat, avec l’ensemble des participants ou en conversation privée avec l’un d’entre eux.

7 . Vous pouvez également enregistrer votre réunion via le bouton « Enregistrer ». Si vous êtes simple participant à la réunion, vous devez demander l’autorisation d’enregistrer à l’organisateur, avant de commencer l’enregistrement.

8. Le bouton « Finir la réunion » permet à l’organisateur de mettre fin à la réunion pour tous les participants. Si vous souhaitez quitter la réunion sans l’interrompre, vous devez nommer un nouvel animateur parmi vos participants. Vous devenez donc un participant et le bouton devient « Quitter la réunion », ce qui vous permet de sortir de la réunion tout en laissant les autres participants continuer leur discussion.

Maintenant, vous savez tout sur l’organisation d’une réunion avec unyc meeting.
Avec unyc meeting, la visio-conférence est à la portée de tous.