L’entrée en vigueur de l’Eurotarif en juin 2017 n’a rien changé. Au contraire, les volumes d’échanges de données ont été multipliés par 2,5 entraînant une hausse des coûts télécoms. En ce sens, la mise en place des communications unifiées constitue un enjeu compétitif majeur en intégrant l’ensemble des dépenses de communications d’entreprise, et en répondant aux besoins de collaboration et de mobilité internes. Les communications deviennent alors un investissement au service de la productivité des collaborateurs et non plus un centre de coûts.

Améliorer la productivité

Les entreprises françaises perdent en moyenne 9 000€ par an et par salarié à cause de d’outils de communication interne et de collaboration inadaptés. Un coût exorbitant lié à une organisation inefficace du travail. En cause : les open spaces, la multiplicité des réunions et le mauvais usage des applications de communication : email, vidéoconférence, messageries instantanées, médias sociaux… Des outils démultipliés, décentralisés et disparates qui ont un impact négatif sur la productivité du fait du temps passé à naviguer entre les (trop) nombreuses applications. En conséquence, près de 14 % du temps de travail serait ainsi gaspillé.

Dès lors, en rassemblant l’ensemble des canaux de communications internes sur une même plateforme, les solutions de communications unifiées participent pleinement à réorganiser l’entreprise vers un modèle transverse et moins siloté, plus apte à favoriser la collaboration, et par conséquent la productivité des collaborateurs, notamment en situation de mobilité. Et la productivité d’un salarié heureux augmente de 12 % par rapport à un salarié témoin!

Anticiper les coûts indirects

Au-delà des gains financiers liés à des outils de communication adaptés – moins de turn over, moins d’heures supplémentaires, motivation et efficacité renforcées, etc. –, la téléphonie sur IP en mode cloud favorise également une meilleure maîtrise des dépenses en intégrant un maximum de tâches dans le forfait proposé :

  • En général, les coûts indirects – temps lié à la maintenance, aux mises à jour, à l’ouverture de nouveaux postes, à la facturation… – représentent entre 5 et 20 % du chiffre d’affaire d’une entreprise. Or, dans le cloud computing, les tarifs fixés en amont offrent au DAF une vision précise des coûts liés à l’ouverture de nouveaux postes ou d’un nouveau site. Le paiement à l’usage permet ainsi d’éviter les mauvaises surprises. De plus, les tâches de gestion quotidienne sont gérées par le fournisseur et intégrées au forfait. Toutes les mises à jour sont ainsi mutualisées sur la plateforme et donc totalement transparentes pour l’entreprise.
  • Un ROI très rapide : avec une solution Centrex, le DAF réduit drastiquement ses coûts d’investissement dans les équipements PBX. Les frais de mise à jour et d’entretien des standards téléphoniques sont intégrés dans le contrat fournisseur, et les frais d’exploitation sont alors eux aussi minorés.
  • Une facture et un interlocuteur uniques pour tous les services télécoms : un gain de temps conséquent – près de la moitié des heures travaillées sont consacrées au traitement administratif – qui permet au DAF de se recentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

[Chiffre clé]

En moyenne, une solution Centrex permet de réduire les frais d’exploitation de 30 à 50 %.